ORGANISASI SEBAGAI SUATU SISTEM
Definisi sederhana dari organisasi adalah suatu kelompok orang
yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang,
jasa, uang, pengetahuan dan lain – lain. Tujuan disini dapat di definisikan
sebagai output, dan untuk menjadi output di perlukan input. Input dapat berupa
raw material, sumber daya manusia, uang, informasi dan lain – lain. Sistem
sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau
elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau
energi. Di dalam organisasi terjadi konversi dari input menjadi output dan di
perlukan banyak proses yang saling berhubungan dari fungsi-fungsi struktural
yang ada sebagai contoh RND, Produksi, Accounting, Marketing, IT dan lain
-lain. Proses berjalan sampai menjadi output dan akan di dapat data yang di
hasilkan selama berjalan. Diharapkan data dapat diolah menjadi informasi dan di
kembalikan kembali ke setiap fungsi departemen dimana akan di gunakan untuk
mengukur kinerja, kontrol dan untuk pendukung dari pengambilan keputusan.
Ratusan atau ribuan proses ini saling berhubungan dan bekerja sama dapat kita
namakan dengan istilah business process. Business process akan berkembang terus
sejalan dengan berkembangnya organisasi. Organisasi bukan sekedar shared
vision, strategy, structure, system, style, staff and skills. Organisasi bisa
dilihat sebagai sistem sosial, ini cara paling pas melihat organisasi dari
perspektif lebih lebar. Inilah cara menterjemahkan “patterns” dan “events”.
Pada masa lalu, kita melihat organisasi hanya fokus pada bagian-bagian
tertentu. Bila sebuah departemen bekerja bagus sendiri dan tak terkoneksi
dengan departemen lainnya, akibatnya organisasi
akan menderita.
Saat ini, banyak manajer mengakui begitu banyaknya bagian dalam organisasi,
khususnya keterkaitan antar bagian seperti koordinasi antara pusat dan daerah,
mandor dan buruh dan lain-lain. Para manajer saat ini lebih peduli pada apa
yang bekerja di dalam organisasi dan feedback. Jadi, bila ada persoalan dalam
organisasi, manajer tidak serta merta fokus pada persoalan yang dilaporkan,
melainkan melihat pola keterkaitan yang lebih besar. Manajer lebih fokus pada
hasil yang ingin dicapai organisasi. Caranya, manajer lebih fokus pada struktur
yang bisa menciptakan perilaku yang mempengaruhi tindakan – dibandingkan
reaktif pada tindakan-tindakan yang selalu berulang sejak masa lalu.
* Teori Sistem dan Berfikir Sistem
Salah satu terobosan penting dalam melihat dunia yang kompleks
adalah teori sistem. Aplikasi teori ini dikenal sebagai analisis sistem. Salah
satu alat bantu analisis sistem adalah berfikir sistem. Secara awam, berfikir
sistem adalah sebuah cara membantu seseorang melihat dunia — termasuk
organisasi — dari perspektif yang luas termasuk struktur, pola dan tindakan
dibandingkan melihat tindakan secara khusus. Cara pandang yang luas membantu
menemukenali isu-isu yang mendasar dan tahu cara paling jitu mengatasinya.
*Karakter Sistem
Perilaku keseluruhan sistem bergantung pada keseluruhan struktur bukan
penjumlahan dari bagian-bagiannya. Struktur menentukan perilaku yang
bermacammacam, dan pada gilirannya menentukan berbagai kegiatan. Kerapkali,
kita hanya melihat dan menanggapi tindakan-tindakan. Inilah tindakan-tindakan
yang reaksioner. Kita lupa pada skema-skema yang lebih besar. Seringkali di
dalam organisasi, kita berfikir bisa memecah belah sistem dan hanya merespon
bagian-bagian di dalam sistem atau memilah bagian-bagian dari sebuah topik.
Teori sistem mengingatkan kita bila Anda mencincang sebuah gajah, maka Anda tak
mendapatkan segerombolan gajah-gajah kecil. Sistem memiliki batas maksimum.
Bila kita mencoba menciptakan sistem yang lebih besar, maka sistem itu akan
memecah diri untuk mencapai kestabilan baru. Terlalu sering di dalam
organisasi, kita selalu mencoba tumbuh dan membesar – sampai batas sistemnya.
Pada titik ini, kita lagi-lagi hanya melihat tindakan, bukan
perilaku, kebiasaan atau struktur yang mempengaruhinya. Jadi kita hanya
berfikir jangka pendek dan selalu menciptakan problem baru. Ciri sistem yang
lain yaitu sistem cenderung mencari keseimbangan di lingkungannya. Sistem yang
tidak berinteraksi dengan lingkungannya, cenderung cepat mencapai batasnya
seperti feedback dari client atau pelanggan. Relasi sirkular hidup antara
keseluruhan sistem dan bagian-bagiannya. Coba perhatikan sebuah organisasi
biasanya selalu mengalami problem yang sama dan terus berulang. Problem senantiasa
melingkar di dalam organisasi. Dan pada gilirannya, anggota organisasi bisa
menemu-kenali pola berulang tapi tidak bisa menemukan si siklusnya sendiri.
Bila kita bisa menemukan siklus dan sirkularnya, kita bisa melakukan intervensi
yang sistemik.
